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合同管理系统使用手册

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

中煤张家口煤矿机械有限责任公司

20083

 

 

 

为了加强公司的合同管理工作,保证依法签订、履行、变更和解除合同,防范合同风险,维护出资人利益和公司的合法权益。理顺、集成、优化合同管理业务流程,严肃合同管理职责及权限,有效地对合同实施阶段进行监督、检查和指导。提高合同管理水平,加强合同文本管理,建立客户信用档案,提供信用评估报告,提供合同信息资料,生成合同签订、履行情况的统计、分析报表等。

由公司信息管理部、规划发展部联合开发了“中煤张家口煤矿机械有限责任公司合同管理系统”,该系统采用了B/S架构、C/S架构开发,与公司内部信息平台有机集成,实现了申请电子化,传递无纸化,流转自动化、审批远程化等功能。

一、合同审批、合同台帐管理

1、进入系统

打开IE浏览器,进入公司内部信息平台,点击“合同管理系统”,或在地址栏中输入http://192.168.1.11/htgl/pact_main.asp地址,直接进入系统登陆界面(如下图)。

系统登陆

2、用户登陆

在系统登陆界面的“用户名”和“密码”输入框中分别输入系统管理员分配给的用户名和密码,点击“登陆”即可。

3、 修改口令

在系统登陆界面上点击“修改口令”链接,根据弹出窗口的提示,依次输入用户帐号、旧密码、新密码、确认新密码后,点击“确认”按钮,修改完成。

修改口令窗口

4、进入系统

用户登陆后,进入系统主界面,主界面的上方一行为登陆用户具有的操作功能及权限,用户操作的权限由系统管理员设定。中间部分是当前登陆用户的姓名以及用户的登陆角色,同时通知用户的待办任务(经办人申请的合同审批、审批人待审、审批、已审批)。

系统主界面

5、起草申请

当登陆用户为“经办人”时,可以起草合同审批申请。点击系统提示中的“申请审批”链接,弹出合同审批表类型选择界面(如下图)。审批表类型分两类:一类为非投资项目(重大/一般)性合同,一类为投资项目性合同,按[确定]按钮。

合同申请类型选择窗口

选非投资项目合同类型,进入:

非投资项目合同申请界面

选投资项目合同类型,进入

投资项目合同申请界面

说明:

1.申请单位、编制人、编制日期为系统填写,不可修改。合同类型、合同数量、合同金额、计划金额、核定金额为必填项,不能为空。

2.对方情况说明项,单击[查找]按钮,弹出客户档案查询界面:

客户档案查询选择界面

市场营销部、物资供应部已建立了客户档案信息,在此输入你要查找的客户的第一个评音字头,单击[检索]按钮,在界面下方显示出满足条件记录,找到符合条件记录,单击[选择]按钮,关闭此界面,并将相关信息复制到上一界面。

对未建立客户档案用户,此部分需用户自行键入。

3.携带合同原件项。单击[携带合同原件]弹出:

携带合同原件界面

点击[浏览]按钮,弹出[选择文件]界面,选择你要携带的合同原件,点击[打开]按钮,点击[上传]按钮,如有多个合同原件携带,重复上面操作。若携带原件错误,点击[删除]按钮。点击[确认]按钮,关闭携带合同原件界面。

申请人填写完毕后,按[提交合同审批]按钮提交合同审批表。系统返回到系统主界面。

系统主界面

申请人,对自行申请的合同审批表进行:

1.对未开始审批的合同申请表进行修改、删除、查看流程操作。点击[修改]进入

修改合同审批表界面

修改后,点击[提交]按钮即可。

删除该合同申请表,点击[删除]按钮即可。

查看该合同申请表审批流程,点击[查看]按钮,进入

2.对已开始审核的合同申请,申请人可以看到[审批在途],点击[查看当前审批位置],进入

查看当前审批位置

3.对已审核完毕的合同申请,申请人可以看到[审批完毕],点击[审批完毕]按钮,进入

审批结果界面

6、建立合同台帐及明细帐

对已审核完毕的合同申请,申请人要建立合同台帐。点击[建立台帐],进入:

系统主界面

1.市场营销部销售合同,直接与现有客户关系管理系统建立关联关系,进入

建立市场营销部合同台帐及明细帐界面

界面上方显示你要建立关联关系的销售合同台帐,选择所需销售合同,点击[建立]。界面中间部分显示你建立的合同台帐,界面下方显示了该合同的明细帐,点击[提交]按钮,提交当前合同台帐及明细帐。

2.物资供应部采购合同,直接与先行供应链管理系统建立关联关系,进入

建立采购合同台帐及明细帐界面

界面上方显示你要建立关联关系的采购合同台帐,选择所需采购合同,点击[建立]。界面中间部分显示你建立的合同台帐,界面下方显示了该合同的明细帐,点击[提交]按钮,提交当前合同台帐及明细帐。

3.未实现合同管理部门,进入

建立合同台帐及明细帐界面

7、合同履行

对销售合同、采购合同履行情况,直接与销售合同管理系统及采购合同管理系统建立关联关系,适时生成合同履行数据。对未实现合同管理的部门,进入

合同履行维护界面

在界面的上方输入你查找合同明细的条件,按[检索]按钮,在此下方显示满足条件的记录,选择要维护的合同明细,按[维护明细]按钮后,在合同明细维护栏输入合同履行数据,按[提交]按钮提交合同明细履行信息。在合同明细履行下方显示了该合同项目履行明细。点击[修改]超级连接,弹出修改当前履行明细界面

修改合同履行明细界面

修改合同履行明细后,按[提交]按钮提交当前修改数据。点击[刷新]按钮,刷新当前合同项目履行明细。点击[删除]超级连接,删除当前合同项目履行记录。

8、申请查询

具有[申请查询]权限用户,点击[申请查询]超级连接,进入

系统主界面

显示了申请人曾申请过的(审批人曾审批过的),并已审批完毕的合同审批记录。点击[详细]超级连接,进入

合同审批界面

点击[合同原件]中任意文件,浏览该合同审批表携带的合同原件。如下

浏览合同原件界面

9、台帐查询

具有[台帐查询]用户,点击[台帐查询]超级连接,进入

台帐查询界面

在界面上方输入查询条件,点击[检索]按钮,在合同台帐栏显示了符合条件记录,点击[明细]超级连接,在合同明细栏显示了该合同明细帐。

10、合同审批

当登陆用户角色为审批人时,登陆后进入系统主界面,在界面上方显示了用户权限、用户名、用户角色、用户要审批的和待审批的合同审批表数。中间显示了用户要审批、待审批、已审批的合同审批表记录。

1.点击[审批]超级连接,进入

合同审批界面

审批人填写审批意见后,点击[提交]按钮,提交审批意见。审批人在此点击[合同原件]的文件按钮,可浏览合同原件。

2.点击[待审]超级连接,审批人可预览待审批的合同审批表。

3.点击[查看]超级连接,审批人可查看已审批过的合同审批表及意见。

11、按合同类型、按单位查询

合同经办人、单位负责人、审批人登陆系统后,在系统主界面上点击[按合同类型、按部门查询]超级连接,进入

按合同类型、按部门查询界面

对合同经办人、单位负责人只能查看本部门申请的合同审批数据。对审核人按树结构展开合同类型及部门,点击任意一项,在界面的右面显示符合条件的记录。点击[详细]超级连接,查看该审批表全部内容。

查看审批表详细内容界面

12、用户管理

点击[用户管理]超级连接,进入

用户管理界面

在此界面,你可以增加、修改、删除系统用户,定义用户权限、用户角色。

13、流程管理

点击[流程管理]超级连接,进入

流程管理界面

在此界面上点击选择合同类型下拉菜单,选择你要定义的合同类型后,点击[检索]按钮,若该合同类型已被定义,则在界面的下方显示了该合同类型的审批流程,并可对该流程进行添加、修改、删除操作。若此合同类型未定义,弹出

添加审批流程界面

界面,在此界面填写审批流程信息后,点击[保存]按钮。

14、合同审批流程

  

15、合同类型编码及说明

合同类型一

合同类型二

合同类型三

合同类型四

编码

 

非投资项目

 

重大(01

 

产品销售(AA

出口成台综采

AA0101

新产品

AA0102

变型产品

AA0103

标地额200万元以上

AA0104

物资采购(BB

长期代理

BB0101

物资进口

BB0102

标地额100万元以上

BB0103

对外协作(FF

长期协作

FF0101

标地额50万元

FF0102

加工承揽(GG

加工承揽

GG0101

合资合作(HH

合资合作

HH0101

技术(JJ

技术合同

JJ0101

供用水电汽(KK

供用水电汽

KK0101

投融资(MM

投融资

MM0101

借款、担保(NN

借款、担保

NN0101

房屋租赁(PP

房屋租赁

PP0101

一般(02

产品销售(AA

产品销售重大合同以外

AA0201

物资采购(BB

物资采购重大合同以外

BB0201

保管仓储(II

保管仓储

II0201

运输(LL

运输

LL0201

投资项目

重大(01

设备购置(CC

进口设备

CC0101

起重设备及涉及安全生产设备

CC0102

数控设备

CC0103

标地额100万元以上

CC0104

固定资产维修(DD

标地额50万元以上设备维修改造

DD0101

标地额50万元以上房屋建筑维修

DD0102

基本建设(EE

设计

EE0101

标地额50万元以上建筑工程

EE0102

一般(02

设备购置(CC

设备购置重大合同以外

CC00201

固定资产维修(DD

固定资产维修重大合同以外

DD0201

基本建设(EE

基本建设重大合同以外

EE0201

 

二、合同集中管理

1、系统的下载与安装

    打开IE浏览器,进入公司内部信息平台,点击“合同管理系统”,或在地址栏中输入http://192.168.1.11/htgl/pact_main.asp地址,直接进入系统登陆界面(如下图)。

系统登陆界面

点击[下载合同集中管理],弹出

下载[合同集中管理]界面

点击[打开]按钮,在本机上直接安装。点击[保存]按钮,将该软件包保存到本地机上,解压软件包,执行Setup.exe文件即可。

2、进入系统

登录:运行该软件,就会出现登录画面:

合同集中管理登陆界面

用户选择部门代码和用户代码并输入密码(部门与用户代码有记忆功能,下次进入时不必重新选择)点击[确认]按钮,系统判断用户的登录密码正确与否,验证通过后即出现软件主界面如下:

系统主菜单

 

用户单击放弃按钮即可退出系统,也可在主系统界面中点击退出系统。

3、合同审批查询

点击主菜单中[合同审批查询],弹出

合同审批申请、审批查询

此界面的右上部,以树状结构展开合同类型、公司组织机构、年月。点击不同项目,在界面的中上方显示了满足条件的合同审批申请数据。点击合同审批申请,在界面的底部显示了该合同审批申请的全部属性,在界面的左上部显示了该合同审批申请的审批流程及审批意见等信息。

4、 销售合同查询

点击主菜单中[销售合同查询],弹出

 

销售合同查询

在此界面的右上方,以树状结构展开销售合同类型、合同状态、合同年月。点击不同项目,在界面的左上方,第一表框内显示满足条件的销售合同主帐。点击任意一条销售主帐记录,在界面的左上方,第二表框内显示内该合同明细帐。点击任意一条合同明细记录,在界面的左上方,第三表框内显示该项目的发货明细。在界面的右下方显示了各个选项细目。在界面的左下方,统计了本年度合同签订(履行)份数、数量、金额等。

5、物资采购合同查询

点击主菜单中[物资采购合同查询],弹出

物资采购合同查询

在此界面的右上方,以树状结构展开企业原附材料分类、合同类型、合同状态、合同年月。点击不同项目,在界面的左上方,第一表框内显示满足条件的采购合同主帐。点击任意一条采购主帐记录,在界面的左上方,第二表框内显示内该合同明细帐。点击任意一条合同明细记录,在界面的左上方,第三表框内显示该项目的发货明细。在界面的右下方显示了各个选项细目。在界面的左下方,统计了本年度合同签订(履行)份数、数量、金额等。

6、资金支付性合同签订(履行)金额(重量)分析

点击[资金支付性合同签订(履行)金额(重量)分析],弹出

资金支付性合同签订(履行)金额(重量)统计

在此界面,选择你要统计分析的合同年月,点击[生成]按钮,生成完毕后,弹出提示框后确认,这是在界面上显示了你所统计分析数据。点击[打印]按钮,弹出[请选择打印方式]对话框。

资金支付性合同签订(履行)金额(重量)统计打印选择

选择[打印预览]Execel下预览打印统计表。选择[打印],直接输出到打印机。选择[保存],指定保存路径后确认。

7、资金收入性合同签订(履行)金额(重量)统计分析

点击[资金收入性合同签订(履行)金额(重量)分析],弹出

资金收入性合同签订(履行)金额(重量)统计

在此界面,选择你要统计分析的合同年月,点击[生成]按钮,生成完毕后,弹出提示框后确认,这是在界面上显示了你所统计分析数据。点击[打印]按钮,弹出[请选择打印方式]对话框。

资金收入性合同签订(履行)金额(重量)统计打印选择

选择[打印预览]Execel下预览打印统计表。选择[打印],直接输出到打印机。选择[保存],指定保存路径后确认。

8基础数据管理

在主菜单中,点击基础数据管理。

(1)用户管理

用户管理

在此界面,点击[增加用户]命令按钮,弹出增加用户界面,在此界面点击部门复选框,弹出公司各部门下拉菜单,选择用户所在部门,填写该用户信息后,[确定]即可。

此界面左边按照公司部门及该部门具有使用该系统的人员树状展开,选择要删除用户,点击[删除]命令按钮,弹出询问对话框,按照对话框提示回答[][]即可。

(2)修改口令

修改口令

修改口令限制在登陆用户自身地修改口令,输入填写项目[确认]即可。

(3)用户授权

系统授权

此界面左边按照公司部门及该部门具有使用该系统的人员树状展开,界面右边将本系统所具有的功能模块,按树状结构展开。选择赋予权限人员所在部门及人名,选择赋予该用户应用权限模块,点击[保存权限]命令按钮即可。

(4)合同类型编码维护

合同分类

按照《合同管理办法》中合同类型划分办法,建立合同类型编码数据的增加、修改、删除。

9、重新注册

退出当前登陆用户,以其他用户身份重新登陆该系统。